WestCord Hotels B.V. (hierna: “WestCord”) is de verantwoordelijke voor de gegevensverwerking. Omdat onze verwerkingen binnen de wettelijke vrijstellingsregelingen vallen, zijn deze niet aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken en met welk doel.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 9 juni 2026.

Vastleggen en verwerken van gegevens

Wij bewaren en gebruiken uitsluitend die persoonsgegevens die rechtstreeks door u worden opgegeven of waarvan bij opgave duidelijk is dat ze aan ons worden verstrekt. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn worden verwijderd. U kunt ook zelf vragen om inzage, wijziging of verwijdering van gegevens. Zie hiervoor de contactgegevens onderaan.

Wij slaan persoonsgegevens op die voor de levering van onze diensten noodzakelijk zijn. Denk hierbij aan gegevens die voor facturatie of versturing noodzakelijk zijn.

Verwerking gegevens bij werving en selectie

WestCord Hotels verwerkt uw gegevens uitsluitend t.b.v. het administratief afhandelen van uw sollicitatie en, indien uw wordt aangenomen, dienstverband. Gegevens die daarvoor niet nodig zijn worden niet gevraagd en niet opgeslagen. Denk u dat ten onrechte gegevens van u gevraagd worden? Laat het ons weten a.u.b..

Beveiliging van persoonsgegevens

Wij maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Wij maken met name gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer u zich registreert of persoonsgegevens invoert.

Communicatie mailadressen en financiële gegevens

Om ervoor te zorgen dat je altijd herkent wanneer een e-mail daadwerkelijk van ons afkomstig is, willen je we je informeren vanuit welke e-mail domeinen waarvan wij communiceren en hoe je deze kunt herkennen:

• @westcordhotels.nl
• @hotelnewyork.nl
• @ssrotterdam.nl
• @hotelarsenaal.nl
• @hoteljakarta.nl
• @themarkethotel.nl
• @islandevents.nl

Voorbeeld: receptie@hotelarsenaal.nl

Voor onze nieuwsbrieven en sommige andere e-mails die vanuit ons marketing automation systeem worden gestuurd (voorbeelden zijn pre-arrival e-mails en welkom-thuis e-mails) gebruiken we een ander domein:

@e.westcordhotels.nl (voorbeeld: hotelnewyork@e.westcordhotels.nl)

Wij werken met het reserveringssysteem Mews. Het kan voorkomen dat er een automatisch gegenereerde e-mail wordt verstuurd die betrekking heeft op een verblijf in een van onze hotels. In dit geval is het afzendadres noreply@mews.li.

Voor groepsaanvragen en offertes voor vergaderingen en andere soorten bijeenkomsten gebruiken wij het systeem Pxier. Offertes vanuit dit systeem worden verstuurd vanuit events@pxier.com.

Andere voorbeelden kunnen nog zijn:

• Wellness: @wellcomewellness.nl
• Tafelreserveringen: @mail.resengo.net
• Tafelreserveringen: @guestplan.com

Let goed op wanneer je e-mails ontvangt die beweren van ons te zijn maar niet van bovenstaande domeinen komen. Wees waakzaam en klik niet op verdachte links of bijlagen.

Belangrijk:

Wij zullen nooit via e-mail of telefoon vragen om creditcardgegevens of andere gevoelige financiële informatie naar ons toe te sturen. Mocht je een dergelijk verzoek ontvangen, neem dan contact met ons op.

E-mailmarketing, nieuwsbrief en online marketing

Wij bieden een nieuwsbrief waarmee wij geïnteresseerden willen informeren over onze hotels, restaurants, arrangementen, aanbiedingen, evenementen en aanverwante diensten. Uw e-mailadres wordt alleen aan onze nieuwsbriefdatabase toegevoegd wanneer u zich hiervoor aanmeldt of wanneer wij u op basis van een bestaande klantrelatie mogen benaderen voor vergelijkbare producten of diensten. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich eenvoudig kunt afmelden.

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, kunnen wij uw persoonsgegevens, zoals uw e-mailadres en eventueel andere contactgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, ook gebruiken voor online marketingdoeleinden. Dit kan betekenen dat wij deze gegevens op een beveiligde manier delen met advertentieplatformen. Dit doen wij bijvoorbeeld om u relevante advertenties van WestCord Hotels te tonen, bestaande nieuwsbriefabonnees uit te sluiten van bepaalde campagnes, vergelijkbare doelgroepen te maken of de effectiviteit van onze marketingcampagnes te meten.

Waar mogelijk worden gegevens vooraf versleuteld of gehasht voordat deze met een advertentieplatform worden gedeeld. De betreffende platformen kunnen deze gegevens vergelijken met gegevens die zij zelf al hebben, bijvoorbeeld om te bepalen of u een account heeft bij dat platform. WestCord Hotels verkoopt uw persoonsgegevens niet aan derden.

U kunt zich op ieder moment afmelden voor onze nieuwsbrief via de afmeldlink in iedere e-mail. Wanneer u bezwaar wilt maken tegen het gebruik van uw gegevens voor online marketing via advertentieplatformen, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Na afmelding of bezwaar gebruiken wij uw gegevens niet langer voor deze marketingdoeleinden, tenzij wij wettelijk verplicht zijn bepaalde gegevens nog te bewaren.

Klikgedrag en bezoekgegevens

Op de website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden. In dit kader kan met name het IP-adres van uw computer, de eventuele gebruikersnaam, het tijdstip van opvraging en gegevens die de browser van een bezoeker meestuurt, worden geregistreerd en worden gebruikt voor statistische analyses van bezoek- en klikgedrag op de website. Wij proberen deze gegevens zo veel mogelijk te anonimiseren. Deze gegevens worden niet aan derden verstrekt.

Gebruik van cookies

Om op afstand hulp te bieden via onze website dan wel met u te kunnen chatten, wordt gebruik gemaakt van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat op deze website wordt meegestuurd en door uw browser op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van deze cookies weigeren, hoewel dit er voor zal zorgen dat de voorgenoemde diensten niet geheel werken. WestCord kan te allen tijde uw handelingen op de website volgen met als doel u een goede assistentie te kunnen verlenen.

Websites van derden

Deze verklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met deze website zijn verbonden. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaring van deze websites te lezen alvorens van deze websites gebruik te maken.

Wijzigingen privacy verklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Het verdient aanbeveling om deze verklaring geregeld te raadplegen, zodat u van deze wijzigingen op de hoogte bent.

Inzage en wijzigen van uw gegevens

Vragen over ons privacybeleid of vragen omtrent inzage en wijzigingen in (of verwijdering van) uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde stellen via onderstaand formulier.